¿Qué información recopilamos?

Para cumplir con su función la aplicación “Retinapp” debe recibir o recopilar datos durante su operación, e incluso en el momento de su instalación. Por ejemplo, en la base de datos de “Retinapp” recopilamos toda la información de identificación personal que recibamos mediante formularios de contacto, suscripción o registro que se encuentren en la aplicación, tales como: un correo electrónico, una contraseña e información de tu cargo en la organización a la que perteneces, entre otros.

Asimismo, recopilamos datos relacionados con el comportamiento del usuario durante el uso de la aplicación, sea a través de cookies, píxeles o tecnologías similares; entre otros, podríamos recopilar el tiempo y ubicación de uso y los contenidos creados o visitados. También recopilamos datos anónimos relacionados con las herramientas de acceso y su interacción con la aplicación, tales como dirección IP, características del navegador y dispositivo, preferencias de idioma o URL de referencia y otra información técnica.

¿Cómo recopilamos la información?

Recopilamos la información que usted elige proporcionarnos o brindarnos de forma directa, y registramos de forma automática algunos otros datos. No tiene el deber que compartir información cuando te la solicitemos, pero si la rechaza, es posible que no pueda acceder a ciertos servicios de la aplicación “Retinapp” o aprovechar su funcionalidad completa.

Específicamente, la recolección de datos personales de usuarios de la aplicación “Retinapp”, se realizará de las siguientes formas:

• A través del acceso y el uso de la aplicación “Retinapp” desde cualquiera de sus interfaces. En el contexto de la aplicación es posible que se soliciten permisos para acceder al sistema de archivos o a la cámara del dispositivo con el fin de acceder a evidencias documentales que hacen parte del proceso gestionado por medio de la aplicación “Retinapp”.
• A través de los canales de soporte técnico de la aplicación “Retinapp”.
• Mediante el almacenamiento automático de los datos de los usuarios que acceden a la aplicación “Retinapp” por el uso de cookies o pixeles.
• Mediante el acceso a la ubicación del dispositivo, usando los servicios del sistema.

Para su mejor comprensión, a continuación describimos en detalle las tecnologías de seguimiento anteriormente relacionadas:

Cookies: pequeños archivos de datos que se envían a su navegador o software relacionado desde un servidor web y se almacenan en su computadora o dispositivo. Las cookies a menudo incluyen un identificador único anónimo y rastrean y almacenan sus preferencias de usuarios mientras usan el sitio web, así como información técnica sobre su uso del sitio web.

Pixeles: son fragmentos de código en nuestros canales y nos permiten recopilar información anónima sobre el desempeño de la aplicación, así como para encauzar mensajes de difusión en otras plataformas requeridas para la ejecución de ciertas funciones de la aplicación.

Ubicación: Para determinar tu ubicación con diferentes niveles de precisión, utilizamos las herramientas habilitadas por el sistema para tal fin: GPS, Dirección IP, Datos del sensor de tu dispositivo o Información sobre elementos cercanos a tu dispositivo como puntos de acceso Wi-Fi, antenas de servicio de telefonía móvil y dispositivos con el Bluetooth activado. El tipo de datos de ubicación que recogemos depende en parte de la configuración del dispositivo y se da en cumplimiento de las obligaciones contractuales adquiridas con por ESENCO Soluciones en Ingeniería y Desarrollo Tecnológico S.A.S. con la organización a la que perteneces.

¿Para qué usamos la información recopilada?

Los Datos Personales que recolecta la aplicación “Retinapp” son incluidos en una base de datos a la cual tiene acceso el personal autorizado de ESENCO S.A.S. en ejercicio de sus funciones, advirtiendo que en ningún caso está autorizado el Tratamiento de la información para fines diferentes a los aquí descritos, y que le sean comunicados al Titular directamente a más tardar al momento de la recolección.

• Llevar el registro histórico de las actividades asociadas con la recolección y disposición de residuos, en cumplimiento de las obligaciones contractuales entre ESENCO S.A.S. y la organización a la cual pertenece el usuario.
• Llevar un registro histórico de la información de seguimiento con fines de satisfacción al usuario, analizando las formas y preferencias de uso de la aplicación: utilizamos datos en herramientas de análisis y mediciones para comprender cómo se utilizan nuestros servicios y cuál es el desempeño de la aplicación, buscando optimizar el diseño del producto mediante un mejoramiento continuo.
• Garantizar que nuestros servicios funcionan correctamente, realizando un seguimiento de las interrupciones de red, eventos de bloque o merma de nivel de servicio, o los problemas de los que nos informas.
• Adelantar las actividades necesarias para gestionar las solicitudes, quejas y reclamos de los usuarios de la aplicación; y direccionarlos a las áreas responsables de emitir las respuestas correspondientes.
• Utilizamos la información que recogemos, como tu dirección de correo electrónico, para interactuar directamente contigo. Por ejemplo, podemos enviarte notificaciones exclusivamente relacionadas con la operación de la aplicación. También podemos informarte sobre próximos cambios o mejoras en nuestros servicios.
• Mejorar la seguridad y fiabilidad de nuestros servicios. Esto incluye detectar, prevenir y responder frente a fraudes, abusos, riesgos de seguridad y problemas técnicos que puedan dañar a ESENCO S.A.S., a nuestros usuarios o al público en general.
• Tratar los datos para fines de investigación, innovación y desarrollo de nuevos productos y/o servicios.
• Transimitir esta información incluso al exterior al proveedor de hosting del servidor central, según los lineamientos de Ley y aquellos determinados por la entidad de vigilancia y control.
• Otras actividades relacionadas con el objeto social que necesariamente deben utilizar la información o datos personales recopilados por la aplicación.

¿Cómo mantenemos segura su información?

Protegemos la seguridad y la integridad de la información que recopilamos mediante la implementación de procedimientos físicos, electrónicos y administrativos para salvaguardar y proteger la información contra pérdida, uso indebido, acceso no autorizado o divulgación, alteración o destrucción. Sin embargo, debido a la naturaleza inherente del internet como un vehículo de comunicación global abierto, no podemos garantizar que cualquier información, ya sea durante la transmisión a través de Internet, mientras esté almacenada en nuestros sistemas de datos o mantenida por nosotros, esté absolutamente a salvo de la intrusión otros, incluyendo de los piratas informáticos.

Al proporcionar información a través de los canales provistos en la aplicación “Retinapp”, debe tener en cuenta que su transmisión puede no ser segura mientras está en tránsito y que un tercero posiblemente podría ver la información en tránsito.

¿Cómo compartimos su información?

ESENCO S.A.S. no transmitirá ni distribuirá a terceros la información recopilada por la aplicación “Retinapp”, excepto de acuerdo con estos términos y condiciones. Asimismo, para la gestión de la información recopilada, ESENCO S.A.S. evaluará las políticas, tecnologías y procedimientos de los proveedores e incluirá cláusulas en los contratos de colaboración de manera que no se permita compartir los datos de la aplicación con terceros a menos que ESENCO S.A.S. lo solicite o lo indique una norma aplicable.

Podemos divulgar información de identificación personal u otra información recopilada a través de la aplicación en respuesta a un proceso de auditoría por parte de una entidad de vigilancia y control, en respuesta a un proceso legal o cuando creamos que una norma aplicable lo exige, por ejemplo, en respuesta a una orden judicial, citación o solicitud de una agencia de aplicación de una norma aplicable.

También podemos divulgar la información para proteger la seguridad y el funcionamiento de la aplicación o los derechos de otros usuarios de la misma, y para protegernos y proteger nuestra continuidad de negocio si tenemos motivos para creer que alguien está causando o amenazando causar daño o interferencia con los derechos o la propiedad de ESENCO S.A.S., así como también para proteger contra el fraude.

Los datos únicamente se pueden acceder a través de la aplicación, consultando los registros de servicio ejecutados por el gestor de mantenimiento. Los registros reposarán en una base de datos en un servidor central, pero podrán ser descargados en formato PDF y almacenados en otros depósitos (como por ejemplo en el computador local de otros usuarios de la aplicación, debidamente autorizados) si la organización con la cual ESENCO S.A.S. tiene vínculo contractual así lo determina.

El intercambio de información descrito anteriormente puede implicar la transferencia de su información desde hacia fuera de Colombia. El nivel de protección de la información en estos otros países puede ser menor que el ofrecido dentro del Colombia, no obstante, implementaremos las medidas adecuadas para garantizar que su información personal permanezca protegida y segura de acuerdo con las leyes aplicables de protección de datos.

¿Recolectamos información de menores de edad?

La aplicación no está dirigida a menores de edad y no recopilamos ni conservamos a sabiendas ninguna información personal sobre personas menores de edad.

¿Cómo puedo ejercer mis derechos como titular de los datos personales?

Las personas naturales cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento por parte de ESENCO Soluciones en Ingeniería y Desarrollo Tecnológico S.A.S., tienen los siguientes derechos, los cuales pueden ejercer en cualquier momento:

• Conocer los Datos Personales sobre los cuales ESENCO Soluciones en Ingeniería y Desarrollo Tecnológico S.A.S., está realizando el tratamiento. De igual manera, el Titular puede solicitar en cualquier momento, que sus datos sean actualizados o rectificados, por ejemplo, si encuentra que sus datos son parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento este expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
• Solicitar a ESENCO Soluciones en Ingeniería y Desarrollo Tecnológico S.A.S. la supresión de sus datos personales y/o revocar la autorización otorgada para el Tratamiento de los mismos, mediante la presentación de un reclamo, de acuerdo al procedimiento aquí establecido. No obstante la solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la autorización no procederán cuando el Titular de la información tenga un deber legal o contractual de permanecer en la Base de Datos y/o archivos, ni mientras se encuentre vigente la relación entre el titular y ESENCO Soluciones en Ingeniería y Desarrollo Tecnológico S.A.S. en virtud de la cual fueron recolectados los datos.

Con el fin de facilitar la protección de los derechos de los titulares de la información almacenada en la aplicación “Retinapp”, ESENCO Soluciones en Ingeniería y Desarrollo Tecnológico S.A.S. establece para ellos el siguiente procedimiento:

• Persona o área responsable de la atención de peticiones: Todas las peticiones, consultas y reclamos que se generen con ocasión del tratamiento de datos personales deberán ser dirigidas vía electrónica al correo datos.personales@esenco.com.co o en físico a las oficinas de ESENCO S.A.S. en Bogotá a la Carrera 27A # 40A – 32.
• Medios de protección: En caso de que el(los) titular(es) de la información deseen ejercer alguno de sus derechos, deberá enviar su solicitud, explicando de forma clara, detallada y precisa el motivo de su requerimiento, los hechos que la sustentan, su información de contacto, los documentos que quiera hacer valer y su(s) pretensión(es).

Una vez ingresado el requerimiento se procederá a seguir con el procedimiento interno para la atención de petición, consulta, queja o reclamo.

¿Cuándo modificaremos esta Política?

Podemos modificar esta Política para reflejar cambios en la Ley, en nuestra compañía, en nuestros servicios, o en las prácticas y tecnologías de recopilación y uso de datos. Nuestro uso de la información personal que recopilamos en la aplicación “Retinapp” está sujeto a la Política de privacidad vigente en el momento en que se utiliza dicha información personal. Dependiendo del tipo de cambio, podemos notificarle el cambio publicando la aplicación o por correo electrónico. Revise periódicamente esta Política.

Vigencia

La presente Política entra en vigor a partir del día 1 del mes de abril de 2023.

Los Datos Personales que sean almacenados, utilizados o transmitidos, permanecerán en las bases de datos del servidor central durante el tiempo que sea necesario para cumplir con las finalidades expuestas en el manual de la aplicación “Retinapp” o para que la Empresa pueda cumplir con sus deberes contractuales y legales; sin embargo, la información será revisada cada año para verificar la veracidad del dato y finalidad de seguir con su tratamiento.